Lanceur d'alerte : modification de la procédure interne de signalement

Le Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 détaille les modalités selon lesquelles sont établies les procédures internes de recueil et de traitement dans les entreprises de plus de 50 salariés.

Ces sociétés doivent établir une procédure de recueil et de traitement des signalements, même si le lanceur d’alerte est libre d’opter pour un signalement à l’extérieur.

Il est rappelé que cette procédure doit être soumise à la consultation du CSE.

Seuils d’effectifs (art 2) : l’effectif est apprécié selon les dispositions de l’article L 130 du code de la sécurité sociale.

Il est apprécié à la clôture des deux derniers exercices comptables (art. 2).

Modalités du recueil de signalement (art. 4) : la procédure établit le « canal de réception des signalements qui permet à toute personne mentionnée [aux termes de la loi Sapin] d’adresser un signalement par écrit ou par oral. (…). La procédure précise que ce signalement peut s’effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l’auteur du signalement et selon son choix, lors d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande ».

Le canal de réception doit permettre de transmettre tout élément, quelque soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement.

L’auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.

La procédure peut prévoir qu’hormis le cas du signalement anonyme, l’auteur justifie de sa qualité pour y procéder.

Vérifications (art. 4) : la procédure doit préciser que l’entreprise vérifie que les conditions du signalement, telles que prévues par la loi sont respectées.

Et qu’elle peut demander toute précision à l’auteur du signalement.

Suites (art. 4) : la procédure doit prévoir les suites du signalement.

les suites données au signalement qui n’entrent pas dans les conditions légales et l’information qui sera délivrée au lanceur d’alerte ;
les suites données aux signalement anonymes;
le traitement du signalement, si celui-ci remplit les conditions légales et les moyens pour remédier à son objet.

Le traitement du signalement doit avoir lieu dans un délai qui n’excède pas 3 mois à compter de l’accusé réception adressé au lanceur d’alerte.

Indentification du service de traitement (art. 5) : « La procédure indique la ou les personnes ou le ou les services désignés par l’entité pour recueillir et traiter les signalements. ».

Dans les entreprises de moins de 500 salariés et 100 millions de chiffre d’affaires (cf. art 17-I de la loi du 9 novembre 2016) il est possible de dissocier la personne ou le service qui reçoit le signalement de ceux qui le traiteront. Le recueil des signalement peut être délégué à un prestataire externe.

Le Décret précuise que « Les personnes ou services désignés disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions ».

Contenu de la procédure (art. 6) :

Elle garantit « l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.

La procédure prévoit la transmission sans délai aux personnes ou services mentionnés au I de l’article 5 des signalements reçus par d’autres personnes ou services.
Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement (…) ».

Tout signalement effectué oralement doit être consigné et le Décret précise comment, en fonction de la manière dont il est recueilli :

– « sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré », soit la conversation est enregistrée « sur un support durable et récupérable« , soit elle est retranscrite de manière intégrale ;
– » sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré« , il est établi un procès-verbal précis de la conversation ;
– dans le cadre d’une visioconférence ou d’une rencontre physique, avec l’accord de son auteur, il est soit procédé à un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit dressé un procès-verbal.

L’auteur du signalement doit avoir la possibilité de vérifier, rectifier et d’approuver la transcription de la conversation ou le contenu du procès-verbal par l’apposition de sa signature.

Les enregistrements, retranscriptions ou procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire au traitement.

A la clôture de l’enquête et une fois que le traitement a été effectué, l’entreprise informe l’auteur de la clôture du dossier.

L’entreprise doit veiller à ce que seules les personnes autorisées aient connaissance du signalement et de l’enquête. Tous les éléments les concernant doivent rester strictement confidentiels.

L’identité du lanceur d’alerte ne peut être dévoilée qu’avec son accord.

Diffusion de la procédure (art. 8) : « La procédure est diffusée (…) par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur son site internet ou par voie électronique, dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente aux personnes mentionnées au A du I de l’article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée. ».